生产运作管理 第六章 控制

发布日期:[14-04-08 22:43:55] 浏览人次:[]

第一节 基本概念

控制的职能是对组织内部的管理活动及其效果进行衡量和校正,以确保组织目标以及为此拟定的计划得以实现。它使管理工作成为一个闭路系统,一种连续过程。它既是一个管理过程的终结,又是下一个新的管理过程的开始。其目的在于通过采取纠正措施,把不符合要求的活动引导回正常的轨道,使管理系统能够实现预定目标。因此,计划与控制是一个问题的两个方面。一切有效的控制方法首先就应该是计划方法。

一、控制基本类型

生产/运作是把投入的资源(生产要素)按照特定要求转换为产出(产品和服务)的过程。可以分为投入、转换和产出三个部分(具体内容可参考表1.2)。如医院输入病人、医务人员、药品和各种医疗设施,进行检查、手术、用药等一定的治疗之后,输出康复的病人;饭店输入食物、厨师、服务员和饥饿的顾客,通过美味的食物、周到的服务,输出满意的顾客等。按照这种划分标准,控制可以在行动开始之前、进行之中或结束之后进行。在控制论中,第一种称为前馈控制;第二种称为同期控制;第三种称为反馈控制。见图6.1所示:

前馈控制是期望防止问题的发生而不是出现问题以后再补救。它发生在实际工作开始之前,即在实际问题发生之前就采取管理行动。因而能避免预期出现的问题,所以,它是未来导向的,是最理想的控制类型。但由于这种控制需要及时、准确的信息,这在实际工作中常常很难做到。

同期控制是发生在活动进行之中的控制。在活动进行之中予以控制,管理者可以在发生重大损失之前及时纠正问题。最常见的同期控制方式是直接视察。当管理者直接视察下属的行动时,他可以在其发生问题时马上进行纠正。技术设备也可以设计成具有同期控制的功能,如许多计算机系统,当输入错误的命令时,程序的同期控制会拒绝你的要求,并及时告诉你错在什么地方。

反馈控制是指控制活动发生在行动之后。它的主要缺点在于管理者获得信息时损失已经形成。但在许多情况下它又是唯—可用的控制手段。它不仅为管理者提供了关于计划的效果究竟如何的真实信息,并且,这种信息可以评价活动的绩效,增强员工的积极性。因而是最常用的控制类型。

将图6.1与表1.2对比,我们可以看出以上三种控制类型与生产要素、生产过程和生产结果相对应。因此,这三种控制类型的对象内容也就可以基本确定,即控制的主要内容是生产对象(原材料)、生产劳动(人员)、生产资金(财务)、生产手段(设备)、生产信息(信息)、作业过程(形态、场所和时间变化)和组织总体绩效(产品和服务)。它们对应于广义的生产/运作控制。限于篇幅,本书只简要介绍其中与生产/运作管理关系比较密切的常用控制方法,其它有关内容,可参阅有关专业书刊。

另外,由于计划的层次性,按照各个管理层次的需要,控制也可以分成多个层次。如高层的战略控制(长期计划)、中层的目标控制(中期计划)、基层的作业进度控制(短期计划)等等。表6.1是企业战略控制评价表示例,仅供参考。

表6.1 企业战略评价表

企业内部战略因素

是否有重大变化?

企业外部战略因素

是否有重大变化?

企业在实现既定目标方面

的进展是否令人满意?

是否采取纠正行动?

采取纠正行动

采取纠正行动

采取纠正行动

采取纠正行动

采取纠正行动

采取纠正行动

采取纠正行动

继续原来行动

二、生产/运作控制方式

在生产/运作管理的发展历史上,最初出现的控制方式是事后控制,而后是事中控制,最后是事前控制。事后与事中控制都是使用反馈控制原理,事前控制使用的是前馈控制原理。

(一)事后控制方式

事后控制是指根据当期生产/运作结果与计划目标的分析比较,提出控制措施,在下一轮活动中实施控制的方式。它是利用反馈信息实施控制的,控制的重点是今后的生产/运作活动。其控制思想是总结过去的经验与教训,把今后的事情做得更好。这种方式在企业的质量控制与成本控制中到处可见。特别是成本控制,大量沿用这种方式。其优点是方法简便,控制活动量小,控制费用低。它的控制要点是:

·以计划执行后的信息为主要依据;

·要有较完整的统计资料;

·要分析内外部环境的干扰情况;

·计划执行情况分析要客观,控制措施要可行,确保下一轮计划执行的质量。

(二)事中控制方式

事中控制是指对进行中的生产/运作系统作日常性控制。质量控制图法标志着事中控制方式的问世。它也是利用反馈信息实施控制的。通过作业核算和现场观测获取信息,及时把输出量与控制目标进行比较分析,作出纠正偏差的控制措施,不断消除由干扰产生的不良后果,确保计划目标的实现。事中控制活动是经常性的,每时每刻都在进行之中。显然,它的控制重点是当前的生产/运作过程,要把生产/运作活动置于严密的控制之中,保证计划的顺利执行。事中控制可以避免完不成计划的损失,但是频繁的控制活动本身也需要付出代价。这种控制方式的要点是:

·以计划执行过程中获取的信息为依据;

·要有完整的准确的统计资料和完备的现场活动信息;

·要有高效的信息处理系统;

·决策迅速,执行有力,保证及时控制。

(三)事前控制方式

事前控制是指在生产/运作活动之前进行调节控制。利用前馈信息实施控制,重心应放在事前的计划与决策上,即在生产/运作活动开始以前根据对影响系统行为的扰动因素作种种预测,制订出控制方案。它来源于目标管理,目的在于防患于未然。如在产品设计和工艺设计阶段,对影响质量或成本的因素作出充分的估计,采取必要的措施,一般可以控制质量或成本要素的60%。它的控制要点是;

·对扰动因素的预测作为控制的依据;

·对生产/运作系统的未来行为有充分的认识;

·依据前馈信息制订计划和控制方案;

·尽可能控制住扰动因素。

企业在实际操作中,三种方式一般是结合起来使用。在可能的场合应该更多地采用事中控制和事前控制。表6.2是企业中运用三种控制方式的一些领域示例,仅供参考。

表6.2三种控制方式应用对象

 

事前控制

事中控制

事后控制

员工

个人发展

职业训练

机会教育

工作

目标管理

日常工作管理

危机管理

产品

规划与设计

加工制造

成品控制

三、生产/运作控制基本程序

按照控制论的基本观点,任何控制都由四个要素组成:标准或计划(对照它去度量实际数据)、反馈(同标准去作比较的实际绩效)、某种容差限度(系统采取校正行动的最小变量变化幅度)、具体的校正行动或对计划的修正。因此,生产/运作管理的基本控制程序据此可以分成四个阶段,即制定标准、测量比较、控制决策和实施执行阶段。简述如下:

(1)制定标准

制定标准是参照生产定额、本企业的历史水平、同行业的先进水平或权威机构颁发的标准,把企业的经营指标按部门、按产品层层分解为一个个小指标,作为每个生产单元的控制目标。如各项生产计划指标、消耗定额、质量指标、库存标准、费用支出限额等。

(2)测量比较

测量比较是以统计手段获取系统的输出值,与预定的控制标准作对比分析,发现偏差的过程。一旦偏差超过某种可接受限度,则需要采取相应的控制措施。偏差有正负之分,其控制的意义视具体的控制对象而定。

(3)控制决策

控制决策就是根据产生偏差的原因,提出用于纠正偏差的控制措施。一般要经过分析原因、拟定措施和效果预期分析三个工作步骤。

(4)实施执行

这是控制程序中最后一项工作,由一系列的具体操作组成。控制措施贯彻执行得如何,直接影响控制效果,如果执行不力,则整个控制活动将功亏一篑。所以在执行中要有专人负责,及时监督检查。

四、生产/运作控制基本内容

狭义的生产/运作控制主要是指生产作业控制。即对生产要素在空间上的转移和时间上的占用进行控制。在具体的控制过程中,必须同时做好能力平衡(生产手段)、标准制订(生产劳动)、作业进度安排(生产资金)、库存控制(生产对象)以及生产过程的调度控制(生产信息)等 5 项工作:

¤作业进度安排:将各项活动在时间上加以展开,即所谓“派工”。包括开具各种指令及传票,安排每个人、每道工序的作业内容。

¤能力平衡:匹配任务与能力,最薄弱环节是关键。

¤标准(定额)制订:作出衡量各项活动绩效的依据。

¤各种库存控制:尽量减少原材料、在制品和成品的库存数量。

¤过程控制(调度):对各项活动的监督、检查、评价,调整。并及时向有关部门提供生产状况报告和各种统计分析报告

上述内容即一般所说的“5P”:People,Plants,Parts,Process和Planning and control。它们之间的相互联系、相互制约作用,可用一种动态的网络关系表示。见图6.2所示:

根据上图所示的基本关系,我们就可以得出基本的生产控制思路。例如,对进度控制来说,除了其自身的控制之外,主要的控制方法是调整其对角线上的能力;辅助的方法是调整库存和标准。对能力控制则正好相反,主要方法是调整进度,辅助的方法是调整标准和库存。其它各项内容的控制也是如此。有兴趣的同学不妨参看第一章中图1.2的有关内容。

参考资料6.1:“拉动”与“推动”

根据物流运动方式的不同,一般将物流管理分为“拉动式”与“推动式”两种。

所谓“推动式”,是指计划部门根据主生产计划要求,确定每个零部件的投入产出计划,按计划发出生产指令。每道工序按计划执行,并将加工完的零部件“推动”到下道工序,而不管当时下道工序是否需要。即零部件在相邻两个工作地之间的运动是由上游工作地决定的。见下图所示:

所谓“拉动式”,是指根据市场需求制定主生产计划和总装配顺序计划,从产品总装配出发,各道工序按照当时对零部件的需要程度,向前一道工序提出要求,发出工作指令(看板),前一道工序则完全按照这些指令进行生产,通过看板控制系统,逐级“拉动”前面工序的生产。在物流供应链系统中,甚至可以“拉动”到原材料的供应地。即零部件在相邻两个工作地之间的运动是由下游工作地决定的。见下图所示:

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